TATA KELOLA SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN SECARA FISIK DAN DIGITAL PADA BIDANG PRESERVASI I DI BALAI BESAR PEKERJAAN JALAN NASIONAL SUMATERA SELATAN

Abstract

Pengelolaan arsip dokumen keuangan yang baik merupakan salah satu faktor penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan penyediaan informasi pada suatu instansi. Divisi Preservasi 1 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Sumatera Selatan memiliki berbagai dokumen keuangan yang perlu dikelola secara teratur, aman, dan mudah diakses kembali. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan tata kelola sistem pengarsipan dokumen keuangan secara fisik dan digital agar proses penyimpanan, pencarian, serta pemeliharaan dokumen dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Metode yang digunakan meliputi observasi dan identifikasi kebutuhan, perencanaan kegiatan, pelaksanaan pengarsipan dokumen keuangan secara fisik dan digital, pendampingan, monitoring, evaluasi, serta penyusunan laporan kegiatan. Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui penataan arsip fisik berdasarkan jenis dan tahun dokumen, pemberian label arsip, serta digitalisasi dokumen menggunakan proses pemindaian (scanning) dan penyimpanan file secara terstruktur. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa penerapan sistem pengarsipan dokumen keuangan secara fisik dan digital mampu meningkatkan keteraturan penyimpanan arsip, keamanan dokumen, kemudahan akses dan temu kembali dokumen, efisiensi pengelolaan arsip, serta keberlangsungan informasi yang terkandung dalam dokumen keuangan. Dengan demikian, tata kelola sistem pengarsipan yang baik dapat mendukung efektivitas administrasi dan pengelolaan dokumen keuangan pada Divisi Preservasi 1 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Sumatera Selatan.